《极简思考》[美] 迈克·费廖洛

释放双眼,带上耳机,听听看~!
在职场上,正确沟通的重要性远远超出我们的想象。

你好,欢迎来到速读一本书。今天为你讲述的书是《极简思考——来自世界顶尖咨询公司的高效工作法》。这是一本职场畅销书,它的中文版大约20万字,我会用大约30分钟的时间,为你讲述书中最有价值的内容,你将了解到:如何运用简单的思维方式,制作出

说到高效沟通的最高境界,恐怕就是“30秒电梯法则”了。什么意思呢?就是要在30秒内,表达出你想说的核心内容,同时得到沟通对象的认可。这个法则源自全球著名的咨询公司麦肯锡的一次失败案例。

麦肯锡公司曾经为一位非常重要的大客户提供咨询服务。有一天,该项目负责人在电梯里碰巧遇到了对方公司的董事长。这位董事长就问,项目进展的怎么样了,现在到什么程度了?在电梯从1层运行到30层这短短的30秒时间里,这位项目负责人慌了神,并没有给出对方想要听到的答案。于是,麦肯锡公司非常遗憾地失去了这位客户。从此,麦肯锡对其员工有了一项基本的要求,那就是在汇报工作时,要在最短的时间内,用最简洁的逻辑和语言把核心内容表达清楚。

那么如何做到这一点呢?迈克·费廖洛在他的《极简思考》这本书中给出了答案,那就是运用一种简单的思维方式,也就是“结构化思维”方式来进行沟通。什么是结构化思维方式呢?简单地说,就是一切以沟通对象的需求为出发点,只传递与他利益相关的重要信息。这也是结构化思维方式最核心的内容。掌握了这一技巧,当你在电梯里偶遇重要客户时,就不会因为抓不住重点而错失良机了。

咱们今天要讲述的这本书《极简思考》,它的作者费廖洛可谓是熟练掌握“30秒电梯法则”这方面技能的高手,他的秘诀就是运用结构化思维。他是美国著名的演说家和培训师,经历非常丰富。他毕业于美国西点军校,并以优异的成绩获得荣誉毕业生称号。毕业后费廖洛在军队服役,并在前线作战部队中担任军官。这段从军的经历促使他养成了高效能的工作习惯。退役后,他曾任职于麦肯锡公司,后来创办了专门从事领导力培养的服务培训公司ThoughtLeaders,说白了,就是专门对企业高管甚至领导人进行培训,他的客户包括谷歌、福特、西门子等许多世界知名公司。而《极简思考》这本书中所讲述的结构化思维,也是用以培训那些大公司领导人的一门重要课程。

好了,介绍完这本书的基本情况和作者概况,下面我就为你来详细讲述书中内容。

第一个重点是,什么是结构化思维?它与常规的思维模式相比有什么不同?

第二个重点是,如何运用结构化思维来制作方案并和其他人高效沟通,它分为哪些步骤?

第三个重点是,树立结构化思维过程中要始终坚持的三个原则是什么?

好,我们先来看看第一个重点内容:什么是结构化思维过程?它与常规的思维方式有什么不同?

咱们先来看看最熟悉的常规思维方式吧。通常我们要写一个工作方案,都是先从收集、整理大量的数据、背景资料着手,作出全面分析,在分析中寻找灵感,提出解决方案。这是一种我们经常用到的、从事实到结论的思考方式。

而结构化思维则恰恰相反,它是从结论到事实的过程。这听起来似乎有点儿奇怪。什么意思呢?具体来说,结构化思维是根据存在的问题,先假设一个结论,提出核心建议。然后再根据数据、资料等等进行分析论证,证明这个核心建议是正确的或者错误的。如果是错误的,那就要重新假设一个核心建议,反复论证,直到最终找到那个正确的答案为止。简单说,结构化思维是以沟通对象的需求为出发点,假设一个核心建议,再用事实去反复论证,直到找到最优的核心建议。

这样听起来,好像常规思维和结构化思维除了在方式上不同以外,效果上看不出有什么差别嘛,反正最终都能找到最优的核心建议就行了呗,所谓“黑猫白猫,能抓住老鼠就是好猫”。

咱们来举个例子,看看它们之间差别到底在哪儿。假设你是一个公司的某个项目负责人,有一天主管销售的副总裁突然对你说,希望你能就公司未来几年的发展方向,提供一个方案。

面对这个问题,常规的做法是,大量收集公司各领域的资料,从产品结构到市场开发,从管理制度到人才结构,从市场发展趋势到竞争对手分析,面面俱到。经过全面细致的分析论证,得出了一套包括产品、市场、人力等全方面的发展建议报告。

而运用结构化思维,遇到这个问题,首先分析的是,对方究竟想要的是什么?抛出问题的人是销售副总裁,很显然,他关注的是当

前公司稍有下滑的业绩,那么如何提高销售额才是他真正想要的答案。你可以组织团队成员进行头脑风暴,在众多的假设中选出一个看起来最可行的方案,比如“去拓展欧洲市场,以此增加500万美元的销售额”。接下来就是根据这个核心建议,搭建方案的结构框架,并展开论证。最后大量的数据证实了这一方案的可行性,那么它就成为最终的解决方案。

如果你是销售副总裁,面对这两个方案,你会选择哪一个呢?答案显然是后者。第一个常规思维方式做出的报告,虽然全面,但里面涉及的太多内容并不是销售副总裁所关注的,他甚至没有耐心把那份报告看完。而用结构化思维方式制作出来的方案,直接触碰到了他最关注的问题,听完汇报后的第一个感受恐怕就是,希望这个方案尽快实施。

这样看来,运用结构化思维的优势非常明显。它能够让我们精准地聚焦到沟通对象最关注问题,避免做大量无关的分析,减少了工作量,最终带来的,就是更高的工作效率和更高的方案通过率。

好了,上面为你讲述的就是第一个重点内容:什么是结构化思维。它与常规的从事实到结论的思维方式不同,结构化思维是以沟通对象的需求为出发点,假设一个核心建议,再用事实去反复论证,直到找到最优的核心建议。相比常规的思维方式,结构化思维更能节省工作时间、提高工作效率。

说完这个,咱们接下来说第二个要点: 如何运用结构化思维来制作方案并进行高效沟通,它分为哪些步骤呢?

作者费廖洛在《极简思考》这本书中把结构化思维过程细化为9个步骤,包括定义问题、提出核心建议、构建框架、创建故事、讨论打磨方案、收集资料开展论证、证明或者推翻核心建议、选择合适的沟通方式以及分享信息。为了便于理解,咱们可以把这9个

步骤分为三个阶段——假设阶段、论证阶段和沟通阶段。

咱们先来看看假设阶段。

结构化思维,是以假设为驱动的。也就是说,当老板甩出一个问题,让我们拿出解决方案的时候,我们不是从现有的情况、背景、过去的经验等海量的数据中分析,而是先假设一个核心建议。

那么什么是核心建议呢?简单地说,就是告诉沟通对象,用什么方法,来实现一个他感兴趣的结果。一个好的核心建议应该包括两部分,一部分是怎么做,另一部分是什么结果,这个结果也被称为“触动点”。

什么是触动点呢?触动点是能够引起沟通对象兴趣的关键部分,也是决定沟通对象是否支持这个方案的关键点。比如刚才的例子中,你向销售副总裁提出的核心建议是“我们应该进入欧洲市场,这可以帮助我们创造500万美元的销售额。” “进入欧洲市场”是怎么做,“创造500万美元销售额”是触动点,因为销售总监关心的就是销售额。可是如果你的沟通对象是财务总监,那么他对这个核心建议可能并不感兴趣,除非你的核心建议变成“我们应进入欧洲市场,因为可以创造300万美元的净利润。”利润,就是财务总监的触动点。

确定了核心建议后,就要为方案搭建框架了。这个框架,是围绕着核心建议,把相关的想法、概念按照一定的逻辑进行排列组合,从而引导沟通对象去认可核心建议。

常用的基础结构框架有两种,层形结构和列形结构。无论哪一种框架结构,都要把核心建议放在框架的最顶部,所有逻辑关系的展开都要围绕着核心建议展开。层形结构,顾名思义,每一级框架就像梯子一样,层层累加。通常有三层。最上面一层是核心建议,第二层是“形势变化”,这部分需要你认真分析某个事件或者时间段的变化,以及由此带来的机遇和挑战,最下面一层是“背景介绍”,包括整体背景、情况的来龙去脉等等。列形结构的最顶层依然是核心建议,但下面的框架就不是梯子了,而像是钢琴的键盘,通常有2-5列,从左到右依次排开,省略背景介绍,直接摆明你的论点,来支撑核心建议。

这两种不同的的结构框架适用于不同的沟通对象。当沟通对象对背景知识一无所知,不熟悉你的主题和领域时,就可以采用层形结构,向他介绍相关的背景知识和目前面临的形势,层层递进,把他逐渐带向核心建议。当沟通对象对你所要介绍的主题非常熟悉,你再按照层形结构去给他介绍背景、过程,对方会对你讲述的内容失去兴趣和耐心,那么这时,就要采取列形结构,没有必要为他们介绍情况背景和来龙去脉,而是直接给他们足够的、充分的理由,来获得对核心建议的支持。

搭建好结构框架后,就要依据结构框架,把其中的内容用文字表述出来,这个表述要简明扼要,并且像讲故事一样具有逻辑关系、顺理成章,完成这一步,你也就初步完成了方案的大纲。

当你的方案初步建立起来后,就要进入结构化思维的第二个阶段——论证阶段。我们知道,第一阶段,无论是提出核心建议也好,选择合适的框架结构也好,都是在假设的基础上完成的。而第二阶段,就进入了实证阶段,包括多方征求意见,整合各类观点,收集资料和数据,有针对性地进行分析研究。当分析的结果能够充分证明核心建议是正确的,说明最初的假设是成立的;反之就要重新调整核心建议,进入新一轮的假设和论证过程,直到找到最终的方案。

这一阶段要注意的是,在展开论证和分析之前,一定要多方征求意见,这包括所有可能会影响你的方案的人和部门。为什么要特别强调多方征求意见呢?举个简单的例子。你带领着团队通宵达旦地花了一个月的时间制作出了一个方案,各种分析、论证几近完美,在最后的决策会议上,你做了充足的准备足以应对各方提出的疑问,这时,却传来法务部门主管的声音:这个方案涉及法律风险,违反了某某法的第多少多少条。你听到这里,是不是很崩溃?法务部的一句话,足以推翻你这一个月的辛苦,所有的论证等于无用功,需要全部推翻重来。所以,在论证之前多方征求意见非常重要,他们会从不同的角度对你的方案提出意见,比如财务部会指出你的方案是否有足够的资金预算来支持,运营部会指出你的方案对当前公司前端业务有哪些影响等等。除此之外,征求意见的对象还应该包括你的同事、客户,甚至竞争对手,征求意见的范围越广,你听到的意见和建议越多,就越能避免在后期论证分析时做无用功,甚至能够让你在决策会议之前,就能得到这些部门的支持。

所有的意见观点整合完之后,才真正进入到收集资料和分析过程。这个过程并非是收集海量的数据,而是一切围绕核心建议展开。核心建议决定了要收集哪方面的资料,决定了要进行怎样的分析,这让每一步数据收集和论证分析都有针对性,避免了做无用功,从而节省了时间和精力,极大地提高了工作效率。

好啦,上面为你介绍了结构化思维过程的第二个阶段,论证阶段。下面,我们来看看决定你的方案能否顺利通过的最后一步——沟通阶段。

可能你会说,我的方案都制作出来了,直接按照方案的结构和内容把它呈现给沟通对象不就行了吗?答案是当然不行。完成方案的内容,并不意味着这套方案就可以原封不动地呈现出来,因为方案不等于沟通的内容。即使你的方案再完美,在沟通上跑错了方向,那么可能前面所有的辛苦都功亏一篑。所以选择合适的沟通方式和沟通内容显得至关重要。

语音、短信、电子邮件、报告等等,这些都是传播信息的载体,也都是常用的沟通方式,你可以根据沟通对象的喜好和实际情况需要来进行选择。但是在当代快节奏的职场中,沟通方式也有着基本的规则。比如当你正忙得不可开交时,突然收到一条超过40秒的语音信息,你是不是也会有把手机扔掉的冲动呢?所以,语音信息要在30秒内讲清楚重点、短消息要控制在140个字之内、备忘录不能超过3页等等,这些都是高效沟通所要遵循的基本规则。

下面我们来重点介绍一下最常用的工作方案展示和沟通方式——撰写报告。一份好的报告包括标题、摘要、论证建议、风险机遇分析以及后续计划五个部分。这五个部分其实在我们运用结构化思维制作方案的过程中已经完成了,现在要做的不过是用沟通的语言把方案呈现出来。比如拟定一个有吸引力的标题。怎样的标题有吸引力呢?我们来看这两个。第一个标题是“新市场情况分析报告”。第二个标题是“开拓价值2500万美元的亚洲新市场情况分析报告”。这两个标题是不是带给你完全不一样的感受?读过第一个,大概会不自觉地把报告扔到一堆废弃文件中去,而读到第二个,不由得让人心里一震,恨不得立刻翻开报告一探究竟。因此一个好的标题至关重要。而起个好标题也并非什么难事,你的标题就是你的核心建议,就像第二个标题一样,读到标题我们应该就能知道,核心建议就是“开拓亚洲新市场,它价值2500万美元”。

内容摘要部分,应该是直接的叙述,观点一定要清晰明了,不要模棱两可、含糊不清,否则,沟通对象有可能用自己的理解方式来重新组合报告中的信息,从而得出与你期望相反的结论。

论证建议部分,最好用图表、表格的方式来进行解读,因为这种直观的视觉上的信息是最容易被人所理解的。

在所有论证完成后,最好单独有一页的风险和机遇分析。因为每一项方案都会存在着风险和机遇,如果你不阐述,你的对手就会一一列举,这势必会让你的老板或客户对方案心存疑虑。而当你主动且客观地指出这部分问题时,他们会认为你已经做了充分周密的思考,会对你的方案更加信任。

报告中的最后一部分应当包括方案通过以后的计划。你可以列出几个标志性的事件,说明计划内容和时间安排,这让整个方案看起来更具有可操作性。

这是以报告的方式来与沟通对象进行有效沟通。在沟通的过程中,你还需要通过及时捕捉他们的反映,包括表情、肢体动作等等来随时调整你的沟通内容和进度。比如当对方有力地点头,表示清楚并同意你的观点,那么你就不用再展开阐述,可以直接进入下一内容;如果他们表情疑惑,那你就需要放慢速度、详细解释。当报告进入尾声,如果对方在微笑点头,那么恭喜你,方案通过了。

好了,以上就是为你讲述的第二个重点内容:如何运用结构化思维模式来制作方案并进行高效沟通,主要分为三个阶段,假设阶段、论证阶段、沟通阶段。接下来,我们来说最后一个要点——贯穿整个结构化思维过程要始终坚持的三个原则。所谓的原则呢,换句话说,就是我们在进行结构化思考的时候,无论进行到哪一阶段,脑子里始终要绷紧的三根弦。

我们先来看第一个原则,利益相关人至上原则。

利益相关人呢?这个判断起来很简单。制作方案最直接的目标,就是让方案顺利通过,那么对你的方案有决定权的人,就是利益相关人。他可能是你的老板,你的股东,你的客户,总之呢,谁能够决定我们的方案是否通过,谁就是我们的利益相关人。

坚持利益相关人至上,也就是要求方案的每一个环节、每一步思考、每一条论证都应该是紧紧围绕着利益相关人来展开的。所以,无论进行到哪一个环节,我们脑海里始终必须要非常明确地知道,利益相关人最关心的是什么?他最担忧的是什么?这样做能给他带来的利益是什么?这几个问题驱动着我们一步一步地论证下去,越能清晰地回答出这几个问题,就越接近最终的方案。如果你的方案能够满足利益相关人的需求,解决他的顾虑,实现他的利益,想想看,他还有什么理由不通过呢?

所以说,利益相关人是我们的根本出发点,结构化思维的每一个步骤都要紧紧围绕着利益相关人展开。比如假设阶段,他的利益决定了我们选择怎样的核心建议,他对主题的了解程度决定了我们是该采取层形框架还是列形框架来展开论述。在沟通阶段,他的喜好甚至决定了我们应该采取哪种方式与他进行沟通,如果他习惯看短信息或者备忘录,那你可千万不要给他发一段语音信息来进行沟通。

当然,在实际情况中,我们经常会遇到多个利益相关人的情况。比如会议室里坐了一圈领导,对你的方案都有提出意见的权利,而他们每个人因为所分管的部门不同、利益需求不同,因此关注点也各不相同。这种情况下,你没有必要满足每个人的需求,而是要在多个利益相关人中,判断出谁是最终的决策者,谁是参与者,把决策者的需求放在第一位。

第二个原则,是极简原则。这本书的书名叫《极简思考》,这四个字也非常直接地点出了作者费廖洛要介绍的结构化思维过程的核心,那就是“极简”。当然,这种“极简”并不是简单意义上的删删减减,而是把庞杂的信息进行简化,并且从中只选取最重要的部分。

我们在工作中经常会有一个误区,那就是“多多益善”。比如你给老板写一份工作方案,洋洋洒洒几十页,数据、事例极其详尽,一切论证天衣无缝。你看到那份厚厚的材料静静地躺在老板的办公桌上,仿佛看到了自己熬夜加班的辛苦。就在你被自己的敬业精神所打动的时候,你的老板是什么反映呢?他可能先是倒吸一口冷气,皱皱眉,硬着头皮翻了五页,然后干脆合上报告,直接问你,你想说的到底是什么?

收集资料、论证的过程是漫长、枯燥甚至辛苦的,但是我们没有必要把论证的每一步、每一个可能的观点都毫无保留地展示给老板,事实上他们也并不感兴趣,一份简洁有力、观点明确、直击要害的报告才是赏心悦目的,才是他们感兴趣并且愿意关注的。假如老板对你的报告连兴趣都提不起来,又何谈顺利通过呢?就此,作者费廖洛还总结出了一个定律,就叫“费廖洛定律”,简单说,就是一个公司的管理者,他的职位越高,他想看到的PPt的张数或者报告的页数就越少。

那么如何做到简化呢?答案是只选择最重要的。科学研究表明,在同一个类别下,人类的大脑只能接受4-7个概念,超过7个以后,大脑根本记不住。当然,条目越少越清晰,大脑的记忆就越深刻。所以说,当你有一堆论据去证明你的观点的时候,千万不要把它们全部都体现在你的方案里,那样的话,你的老板会因为信息过多而感到迷惑、不知所措。你应该从中选择最重要的几条,只专注于必要的分析。这种简化信息和选择最重要的事的能力可以说是结构化思维的基本功,它贯穿于结构化思维过程的每一步,只有做到这一点,才能让你的方案重点突出、简洁有力。

第三个原则是更迭替代的原则。这听起来更像是一种方法,没错,这是结构化思维中用到的最基本的论证方法。我们知道,结构化思维是基于假设的一种思考方式,是先假设一个结论成立,然后再去论证这个结论是否成立。一旦发现有证据证明假设不成立,就要立刻停止论证,重新换第二个假设,这个过程就是更迭替代。

为什么我们要特别强调把“更迭替代”作为一个要始终坚持的原则呢?是因为结构化思维方式是一个不断证明或推翻的过程,不强调这一点,你很可能会掉入一个陷阱。什么陷阱呢?那就是会不自觉地认为假设就是最终的正确答案,我们的论证不过是为了证明假设是对的。掉入这个陷阱的话,我们就会下意识地只选择有利于假设成立的数据和资料,于是很难全面、客观地分析,从而直接影响论证的结果。

所以在论证过程中,要时刻提醒自己是处在一个更迭替代的过程,我们不是为了证明最初的假设是对的,而是通过结构化思维,不断地去寻找最优的方案。因此,更迭替代的本质就是不断地优化,直到找到最终的正确答案。

这个过程听起来可能会非常地浪费时间,而且会花费很多的精力,但事实上,比起要分析所有的数据、资料才能得出结论的传统方法来说,这种方法非常高效,而且能够让你的方案更加牢靠、更加无懈可击。所以,如果你在进行结构化思维的过程中,反复地经历这一步,千万不要懊恼或者沮丧,因为每经历一次更迭的过程,也就说明你离找到最优的方案,更近了一步。

好了,说到这里,我们今天聊的内容就差不多了,让我们来回顾一下今天为你分享的内容。

首先我们讲到了: 结构化思维是以沟通对象的需求为出发点,假设一个核心建议,再用事实去反复论证,直到找到最优的核心建议。这种方法和从事实分析中得出结论的常规方法不同,结构化思维能够让我们精准地聚焦到沟通对象最关注的问题,提高工作效率和方案通过率。

其次,我们讲到了进行结构化思考的三个阶段——假设阶段、论证阶段和沟通阶段,每一个阶段都要严格按照规定的方法操作,不要随随便便地打乱顺序,也不要省略某个步骤,否则可能会导致最终的方案有缺陷。

最后,我们讲到了贯穿整个结构化思维过程要始终坚持的三个原则——利益相关人至上原则、极简原则和更迭替代原则。这是我们在进行结构化思考的时候,脑子里要时刻绷紧的三根弦。有了这三个意识,就会一步一步地推动着我们向最后的成功迈进。

以上就是我为你讲述的《极简思考》这本书的全部内容。恭喜你听完了这本书,励耘书屋期待与你下次再见。

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